Tempo ou falta dele. Quem hoje em dia não luta por 5, 10 ou 15 minutos a mais no seu dia?
Seja para terminar uma tarefa no trabalho ou para se dedicar a uma especialização, lazer, saúde ou família, todos estão em busca de mais tempo para ganhar eficiência.
:: A metodologia chamada de Tríade do Tempo, utiliza um princípio de análise e priorização das tarefas divididas em três grupos: Importante, Urgente e Circunstancial.
O importante é tudo aquilo que tem tempo para ser feito. São ocupações que trazem sensação de realização, prazer e bem-estar, ou seja, qualidade de vida. A decisão do que entra nesse grupo é muito pessoal e pode incluir desde a execução de metas profissionais até relacionamentos pessoais e lazer.
Já o urgente são tarefas realizadas com pressa, porque o tempo é curto ou já estourou. Trazem muito estresse, pressão ou preocupação. Entre os exemplos típicos, estão acidentes, relatórios de última hora, problemas imprevistos com clientes, esquecimentos e reuniões emergenciais.
O terceiro grupo é o circunstancial e inclui aquelas atividades que consomem tempo à toa. Não passam de afazeres desnecessários e que não trazem resultado algum para a vida, como ir obrigado a festas apenas para ser sociável, limpar caixa de emails cheia de spams ou levar meia hora num cafezinho que normalmente duraria cinco minutos.
:: Com essas três esferas de divisão do tempo, a tríade serve como um indicador de produtividade pessoal. Apesar de não existir uma fórmula única, as experiências com a ferramenta mostram que o segredo para fazer o tempo render mais está em aumentar a quantidade de ocupações importantes e reduzir ao máximo o que faz parte das outras duas categorias, já que é impossível eliminá-las completamente. Abaixo estão reunidas dicas que podem ser aplicadas tanto na vida corporativa como na pessoal. Confira!
Dica 1 – Escolha uma agenda
É impossível administrar seu tempo com base na memória. Por isso é preciso escolher uma ferramenta que seja um local centralizado para armazenar seus compromissos, tarefas, informações, metas e projetos. A escolha dessa ferramenta se baseia no estilo pessoal de cada um. Não existe uma melhor ou pior. A ideal é aquela que você mais se encaixa. Se você for tradicional, as agendas ou planners são ideais. Se você for high-tech existem softwares que são específicos a este propósito. Outra alternativa são as pessoas que são uma mistura entre o tradicional e o high-tech. Neste caso o ideal é utilizar a Internet como meio centralizador das informações e imprimir quando for utilizar sua agenda ou caderno. Existem sites como www.neotriad.com e www.basecamphq.com que atendem estas necessidades.
Dica 2 – Planeje sua semana para ganhar tempo
No domingo (bem antes da hora de dormir), olhe sua agenda da semana e pense em tudo que precisa fazer. Primeiro olhe para seus objetivos, veja que etapas você consegue alocar para fazer na semana. Depois pense nas suas reuniões e antecipe possíveis problemas (se você tem uma apresentação na quarta-feira, providencie uma tarefa na segunda para evitar surpresas). Agora adicione as atividades cotidianas que deve fazer. Pense na duração de cada atividade e não exagere, pois deve sempre sobrar tempo para eventuais urgências que possam aparecer.
Dica 3 – Conscientize seu ambiente de trabalho para conseguir mais tempo
A melhor forma de conquistar mais tempo no escritório é um conjunto de fatores que incluem: planejamento pessoal, organização, definição clara de objetivos e conscientização da equipe. Produtividade é algo que começa dentro de você, com a sua pró-atividade pessoal em suas ações diárias. Uma pessoa mais produtiva ajuda a criar uma equipe mais produtiva e uma equipe mais produtiva transforma o escritório em um ambiente mais eficiente. Converse, em seu escritório, sobre a adoção de estratégias de produtividade e inicie o processo de ajudar a todos a ter mais tempo, mais resultados e mais equilíbrio em todas as áreas.
Dica 4 – Reserve um tempo no seu dia para o imprevisto
Crie o hábito de planejar sua semana e priorizar diariamente o que deve fazer, somando o total de seu trabalho diário. Deixe de duas a três horas não planejadas para eventuais urgências. Dessa forma você terá um dia com atividades importantes e quando eventuais urgências aparecem, entrarão em seu dia no espaço previsto, sem necessidade de um acúmulo extra de trabalho ou grandes surpresas. Quanto mais você se planejar menos urgências você terá no seu dia e as situações fora da programação serão menos frequentes.
Dica 5 – Tarefas grandes ou complexas devem ser reduzidas
Temos a tendência a não fazer coisas com grande duração ou complexidade, para evitar a procrastinação. Então, divida a tarefa grande em sub-tarefas menores. Evite ultrapassar três horas de duração para atividades menores e mantenha essas tarefas bem específicas e detalhadas. Se precisar anote o que deve ser feito como um compromisso na sua agenda, em geral isso ajuda a ter maior comprometimento.
Dica 6 – Utilize a internet para reduzir urgências das compras
Fazer compras e escolher presentes pode se tornar uma grande correria no dia-a-dia. Para evitar essa tendência, faça uma lista dos presentes que precisa comprar e veja que opções estão disponíveis na Internet. A compra por meio de lojas virtuais de confiança reduzem seu tempo em filas e shoppings e ainda pode deixar o presente mais barato.
Dica 7 – Estabeleça objetivos
Aproveite determinados momentos livres para definir objetivos para seus próximos meses. Seja realista, específico, defina atividades que poderão levar a concretização do seu objetivo, defina uma data para realização e defina o quanto custará seu objetivo. Não estabeleça muitas metas, poucos objetivos ajudam você a manter seu foco.
Dica 8 – Priorize seu dia
Priorizar suas atividades diariamente ajudam você a manter seu foco diário, veja os passos para se planejar:
1 – Revisar o dia anterior na agenda e verificar o que ficou pendente para ser priorizado hoje, delegado ou agendado para outra data.
2 – Calcule o tempo de cada tarefa, isso evita que você trabalhe mais que o previsto. Seja realista com cada tarefa e reserve um tempo para eventuais urgências.
3 – Priorize as tarefas, crie uma ordem numérica do que deve ser feito primeiro. Como sugestão priorize as coisas mais rápidas e fáceis, depois as urgências.
Dica 9 – Compartilhe responsabilidades
Quando chegar períodos de grandes agitações no calendário nacional como datas comemorativas, faça uma lista prévia das principais atividades que devem ser feitas (como compras, supermercados, encomendas, lembranças, etc) e compartilhe com as pessoas na sua casa. Compre um quadro branco e escreva a atividade, data e responsável. Envolver todos no processo ajuda a comprometer a família e evita deixar uma ou outra pessoa sobrecarregada.
Dica 10 – Mais tempo. Mais dinheiro.
Tempo e dinheiro são desejos padrões de qualquer ser humano, que tal começar o próximo ano com os dois? Aproveite o espírito de promessas de fim de ano e compre um livro sobre cada tema ou faça um curso respectivamente. Esses momentos inspiram o planejamento e a adoção de novos hábitos, o que ajudará a sua leitura a ter mais resultados. A dica é válida como sugestão de presente também.
Dica 11 – Organize seu ambiente
Ambiente bagunçado é um convite para a improdutividade. Reserve um tempo para organizar cada ambiente da sua casa e escritório, evite querer organizar tudo em apenas um dia (isso torna-se cansativo e faz você desistir no meio), crie um “organograma” no papel com sua forma de organização e siga esse mapa, assim ficará mais fácil de localizar e organizar suas informações nos seus ambientes. Jogue fora o que não precisar, utilize pastas transparentes etiquetadas para organizar sua papelada.
Dica 12 – Saiba dizer não
A agenda de um executivo em geral concentra um volume de atividades imprevista muito grande. Se você tiver o perfil de aceitar todas as atividades que os outros pedem, essa situação ficará ainda mais grave. Aprenda a planejar muito bem seus dias e dizer não quando não puder fazer algo. Se você aceitar tudo, sua agenda ficará lotada com prioridades de terceiros e sobrará pouco tempo para você cumprir aquilo que planejou.
Dica 13 – Reserve um tempo para você
Aproveite um período para cuidar da pessoa mais importante e mais negligenciada da sua vida: você! Em geral temos tempo para todas as pessoas importantes, mas deixamos de lado um tempo para refletirmos sobre nossos objetivos, nossa missão, para fazermos atividades para aumentar nosso equilíbrio, melhorar nossa saúde e para nos alinharmos com nossas crenças e fé.
Dica 14 – Organize seus emails
Evite deixar emails pendentes ou uma caixa de entrada lotada. Reserve um tempo na sua agenda para liberar sua caixa de entrada, deixando apenas emails que você está trabalhando ou que estão pendentes com outras pessoas. Para organizar seus emails pense sempre em três ações possíveis: lixo, armazenar em uma pasta ou criar uma ação para este e-mail (tarefa ou compromisso).
:: Christian Barbosa, Especialista em gestão do tempo e produtividade. Diretor executivo da Triad Consulting, empresa de consultoria e tecnologia especializada em gestão do tempo e produtividade empresarial.
Autor dos livros: A Tríade do Tempo, Você dona do seu tempo, Estou em Reunião, Mais Tempo Mais Dinheiro.
Excelentes dicas! Obrigada!
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